第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理，充分发挥学生档案在学历继续教育学生教学、管理和服务中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化、信息化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《安徽师范大学档案管理办法》，结合我校实际，制订本办法。

第二条 高等学历继续教育学生档案是反映学生在我校学习经历的文件材料，是学生成长过程的历史记录，是国家人事（组织）管理部门、用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的客观依据。学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第二章 组织管理

第三条 学生档案工作实行两级管理，在学校继续教育学院指导下，由教学学院、校外教学点具体组织实施。

第四条 继续教育学院负责落实国家和学校档案管理规定，建立学校高等学历继续教育学生档案管理制度，做好全校高等学历继续教育学生档案管理工作的组织、协调和指导，以及毕业生档案的收集、整理和移交校档案馆等工作。

第五条 教学学院、校外教学点应落实档案管理责任制，明确专人负责，完善学生档案管理制度，负责学生档案生成的过程性管理，包括收集、整理、归档、移交等工作，切实维护好档案材料的完整性和真实性。

第三章 档案的收集与整理

第六条 教学学院负责接收并审核本学院学生档案，发现弄虚作假的，应及时向继续教育学院报告;发现档案材料不齐全的，应及时催交补齐。

第七条 新生资格审查完毕后，教学学院、校外教学点对正式取得学籍的学生档案进行初步整理、建档，未取得学籍的学生不予建档。

第八条 学生档案应及时收集、整理，并不断充实完善。考生信息表、新生简明登记表、学籍成绩表、毕业生登记表、毕业论文书页（仅本科生）、奖惩文件等为必装材料，身份证复印件、前置学历电子注册备案表等为非必装材料。

第九条 学生在校期间更改姓名、身份证号等个人信息的，教学学院、校外教学点应将审批通过后的更改证明材料（个人申请、新旧身份证复印件、公安部门证明原件、户口本复印件等）装档。学籍成绩表、毕业生登记表应使用个人信息更改后的版本，其他材料可不变动。

第四章 档案的归档和移交

第十条 归档材料应当真实完整，文字清晰。凡规定需由单位审查盖章的，应当加盖单位公章；凡审查结论、处分决定或意见等按规定要同本人见面的材料，应当由本人签字。

第十一条 档案材料应当为原件，使用规范的办公用纸，文字须是铅印、胶印或用黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。装入档案的材料不得使用金属类材质装订。

第十二条 教学学院、校外教学点应认真核查毕业学生档案，经继续教育学院加盖封档章后发放。不能毕业的学生档案，由教学学院负责保管，其中学籍成绩表、毕业生登记表应予销毁，学生毕业当年重新制作归档。

第十三条 学籍成绩表、毕业生登记表一式两份，一份装入学生档案袋中，一份由教学学院交至继续教育学院归档，双方应履行交接手续并留存备查。学生毕业后，继续教育学院按照学校规定将学生档案移交校档案馆存档。

第十四条 毕业生档案丢失或损毁，可至安徽师范大学档案馆调取录取信息表、学籍成绩表、毕业生登记表等材料，其他材料由教学学院根据学生学习情况、学院存档情况酌情补办。补办的档案若材料齐全可装袋封档，不全的档案不再装袋封档，由继续教育学院出具情况说明。

第五章 档案的使用和转递

第十五条 有查档需求的单位和个人，可登陆学校档案馆网站申请远程查档，审核通过后可查取录取信息表、学籍成绩表、毕业生登记表等学生档案。

第十六条 学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经密封后加盖封档章。学生档案一般在学生毕业时由学生本人签领或通过具备档案邮寄资质的单位邮寄给学生本人。毕业生应将档案交用人单位或人事代理部门，严禁私自拆封。

第六章 附 则

第十七条 本办法自2024级起开始施行，由学校继续教育学院负责解释。原《安徽师范大学高等学历继续教育学生学籍档案管理规定》（继教院〔2019〕1号）适用于2023级之前的学生。

（继教院〔2024〕7号，2024年12月16日发布）